Contacto inicial con emails de dominios genéricos

En esta ocasión, me gustaría dar mi verdadera y personal (como siempre) opinión acerca de la información que depositan ciertos contactos potenciales a través de nuestros formularios de contacto a la hora de solicitar un email con la intención de responder a una duda, solicitud de presupuesto, queja, información adicional, etc …

En la mayoría de casos, nosotros como empresas, y porque disponemos de un portal web o página web, ofrecemos un formulario de contacto, el cual dispone de una serie de campos que nos ayuda, desde un principio, a obtener una información acerca de nuestro prospecto. Y es ahí donde me quiero enfocar, ya que si se trata de un cliente, éste ya dispondrá de un contacto más directo o personalizado, tal y como un teléfono, o un email identificativo (como puede ser un técnico, un comercial, un departamento, gerencia, etc …, pero siempre, un email mas personalizado y con el cual, seguramente ya tuvo un contacto anterior).

Dicho esto, repito, que mi enfoque está dirigido al primer contacto, es decir, que cuando recibimos dicha información a través del formulario, proviene de alguien (como persona física o como persona jurídica) que tiene un interés acerca de nuestros servicios, o por el contrario, la venta de nuestros productos, y donde seguramente, en dicho formulario de contacto, existirá un campo donde deberá rellenar el objetivo de su consulta, detallando (o por lo menos, así debería ser de forma habitual) el motivo de su consulta.

Después de haber rellenado el formulario por parte del cliente potencial, nuestra empresa debería obtener un resumen de la información registrada en el formulario, para que nuestra empresa, pueda responder con toda la información expuesta en tal formulario.

Bien, hasta aquí, todo bien, alguien que tiene un interés, y que da el paso de obtener más información, o resolver sus dudas, acerca de nuestros productos o servicios, y que nos lo hace llegar vía formulario web. Pero , nuestra sorpresa, es que si disponemos de formularios en los que están compuestos de pocos campos, con el ánimo de no agobiar a nuestro posible cliente (o cliente potencial, prospecto, o también denominado lead) con la introducción de datos reales, es encontrarnos que el campo de email, esté compuesto de un dominio genérico, gratuito, o temporal.

Veamos que quiero decir con esto, si nuestro formulario es lo suficientemente completo, donde aparecen campos como el nombre de la empresa o la dirección web, estos campos ya nos pueden dar la información necesaria para que, por nuestros medios, podamos encontrar los datos necesarios y contrastarlos. Ya que por ejemplo, si una empresa contacto con nosotros y nos dice que su actividad empresarial es la «decoración o pinturas de exteriores», y en el campo de dirección web indica que es de asesoría de marketing o similar, no corresponde lo que menciona en su campo del formulario de actividad empresarial, con su campo de dirección web. Es entonces, cuando debemos de sospechar, que algo raro ocurre, o por lo menos, que no se nos están informando dentro de un entorno real o verídico.

Una solución rápida y sencilla de cruce de datos, para obtener una opinión clara y concisa de nuestro cliente potencial, sería disponer de un formulario largo, con campos como:

  • Nombre de empresa (así podemos googlear y encontrar información de la empresa)
  • Sitio web (rápidamente encontraremos información de la empresa potencial)
  • Email (donde podremos encontrar la dirección web de la empresa, sin necesidad de preguntar en el formulario por el campo de sitio web)
  • Dirección física de su oficina (a través de google maps podremos encontrar si en dicha dirección existe dicha empresa)
  • CIF de la empresa (esta información, a través de webs como https://www.einforma.com/ nos mostrará datos auténticos y verídicos sobre dicha empresa), el único problema, es que considero que este campo en un formulario es algo innecesario, y que se puede solicitar, en caso de facturación, y no en caso de prospección.
  • Teléfono móvil o fijo, así podremos comprobar que detrás de dicho teléfono existe alguien que atiende las llamadas, y que siempre se presentará como dicha empresa.

Centrándonos en el tema principal, es decir, en el campo del email, esto deja mucho que desear. Cuando en nuestra empresa, recibimos formularios de contacto, los cuales se han de atender de forma personalizada, y por supuesto, invertir un tiempo de prospección, llegado el momento de analizar la información completa del formulario recibido, nos podemos encontrar tres casos habituales referidos al campo de email:

  • Un email corporativo con el dominio web de la empresa que dispone de un sitio web con sus correspondientes cuentas de correo corporativas. Ejemplo: usuario@midominio.com.
  • Un email que está compuesto por un dominio genérico como «gmail, hotmail, yahoo, telefónica, ono, movistar, etc …», en resumen, correos que no son corporativos y que pertenecen a otra compañía que no es la suya, sino que son proveedores de servicios web como hosting y correo. Llegados a este punto, yo personalmente me creo dos opiniones que explicaré a continuación*.
  • Un email obtenido a través de aplicaciones web con una duración de uso temporal, normalmente de un tiempo escaso. Estos emails se usan principalmente para realizar demos, u obtener información rápida, principalmente de descargas de publicaciones online en formato pdf, casos de estudios, etc … y que una vez completada la demo o la descarga, ya no pueden volver a ser utilizado el email utilizado por la caducación de uso. Aquí, el interés es mínimo, y no suele ser utilizado en formularios de contacto, debido a que la respuesta por parte de la empresa puede ser superior al tiempo de vigencia de dicha cuenta de email temporal. Normalmente, quien usa este tipo de emails, es consciente, de que si utilizara su cuenta real, podría verse en una situación de envíos masivos de newsletters o boletín de noticias, por la parte de la empresa que ofrece algo, a cambio del email (documentación, brochures, pdf, demos, concursos, etc …).

* Mis dos explicaciones se basan en:

  • En estos casos suelo dudar mucho, de que si el prospecto, cliente potencial o interesado, se oculta bajo dichas cuentas de correo para no dar su identidad como persona física o jurídica, e intenta salva guarda su anonimato, con la finalidad de poder evitar un seguimiento exhaustivo por parte de nuestro departamento comercial, siempre que haya rellenado datos como su teléfono, que en caso de tratarse de meramente, un escenario de competencia o recogida de información, siempre su teléfono nos derivará a un número erróneo o falso.
  • Siguiendo el ejemplo anterior, dicho prospecto, no es necesario que forme parte de la competencia o similares, sino simplemente, no sea un cliente potencial alto, quizá mas bien, un curioso, sin ánimo de nada más que saber por saber, para que cuando se anime, disponer de un conjunto de información.

Piensa que cuando envías un email con una cuenta genérica (gmail, hotmail, yahoo, etc …) a una empresa, con los motivos que sean, ellos pensarán dos cosas:

  • Es realmente, quien está contactando con nosotros, de la empresa Google, Yahoo, Telefónica, Ono … ? Cosa que en la mayoría de casos no lo será.
  • O seguramente, es alguien que no desea proporcionar sus datos?, y por lo tanto, no sabemos cual es su auténtico propósito?

Tras mi exposición, mi resumen es, dime que correo tienes y te diré que propósito tienes …

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