ActiveCollab – Gestión de proyectos y tareas

ActiveCollab es una aplicación muy completa para gestionar proyectos de tu empresa en un entorno colaborativo, y además poder controlar el tiempo en cada uno de ellos, para luego poder facturar a tus clientes.

Técnicamente hablando es un software basado en servidor, lo cual nos va a permitir acceder a él desde cualquier parte con conexión a internet. Su arquitectura o código interno esta basado en PHP y MYSQL, permitiéndonos realizar los cambios necesarios para ajustarnos a nuestras necesisdades, siempre que se tengan conocimientos de programación en estos lenguajes. Aplicación Open Source, aunque sólo puede ser instalado en un solo dominio. Dispone de mantenimiento de actualizaciones de un año desde la compra del programa con opción de extender dicho mantenimiento.

La interfaz gráfica, como he dicho, además de ser WEB, es muy atractiva y sencilla de navegar a través de ella. Nos permite también realizar atajos de teclas para poder llegar a donde nosotros queremos de una forma muy cómoda.

Estas son algunas de sus caraterísticas o funcionalidades principales del programa:

  • Creación de empresa Insertar los datos básicos de la empresas para asociar a un proyecto y posteriormente realizarle la factura (en el caso de que se desee facturar).
  • Creación de clientes Crear los datos básicos del cliente que estarán o no asociados a una empresa.
  • Creación de proyectos Esta es la base principal de la aplicación. Con los proyectos tendremos acceso a la información para el seguimiento del mismo.
  • Creación de milestones Los milestones son los hitos del proyecto, ya que un proyecto puede tener ninguno, uno o varios hitos para alcanzar el objetivo del proyecto. Nos permite organizar nuestro proyecto.
  • Creación de tareas Las tareas no permitirá construir lo que hay que hacer para completar el proyecto, asignando uno o varios responsables. Éstos luego introducirán el tiempo que les ha llevado para finalizar la tarea.
  • Creación de notebooks Los notebooks, nos ayudará a realizar las anotaciones oportunas sobre el proyecto.
  • Creación de discusiones Las discusiones, nos facilitan la interactividad con otros usuario o clientes sobre algún tema propuesto referente al proyecto.
  • Gestión de documentos Los documentos son muy importantes tenerlos organizados según el proyecto para luego poderlos encontrar fácilmente.
  • Gestión de tiempos y gastos Todo proyecto lleva consigo unos gastos y unos tiempos de ejecución de tareas. Esto nos servirá para llevar un control sobre el tiempo de las tareas realizadas y ver si la estimación del proyecto ha sido correcta o no. También nos servirá para facturar automáticamente todos los gastos y tareas realizadas a nuestro cliente (opcional).
  • Calendario Necesario para ver rápidamente las fechas de finalización de las tareas correspondientes a un proyecto.
  • Gestión de código fuente con GITHUB y/o SUBVERSION Muy importante sobretodo para empresas desarrolladoras de programas para centralizar el código fuente de sus programas.
  • Gestión de facturación Es muy cómodo crear las facturas para nuestros clientes, tan sólo tendrá que alimentarse de la actividad que ya ha sido generada en nuestro proyecto.
  • Informes de trabajo Diferentes informes que nos ayudarán a obtener la información necesaria de cada uno de los proyectos creados. Activecollab dispone de diferentes informes ya creados, como asignamiento de tareas, Workload, Gráfico de tareas, segmento de tareas, tareas creadas semanalmente, tareas completadas semanalmente, facturación vs costes, tiempos estimados, tiempos y gastos, etc … La mayoría de informes poseen una cantidad de filtros que nos facilita obtener realmente lo que deseamos.

Como herramienta colaborativa, podremos asignar permisos tanto a los trabajadores de nuestra empresa, como a los usuarios de empresas clientes, permitiendo una información en tiempo real de lo que está sucediendo en cada proyecto. Según el rol del usuario de la aplicación (sea trabajador o cliente), podrá interactuar con el proyecto o no.

La herramienta es muy configurable y nos permite una gran flexibilidad a la hora de trabajar con ella. Además dispone de notificaciones en pantalla y de envíos de correos cuando una tarea se crea o se da por completada, muy útil sobre todo a los que estamos acostumbrados a leer contínuamente el correo.

Otra de las cosas que más me gustó y me llamó la atención, es que puedes configurar tareas, discusiones o notebooks, a través de correo electrónico, sin la necesidad de tener que acceder a la aplicación, lógicamente configurando los parámetros necesarios.

Existe una versión de prueba online durante un mes para que testees la aplicación completa, una vez finalizado el mes podrás, o bien dar de baja la instancia, o bien recuperar los datos de tu versión de prueba y compara la versión instalable en tu servidor.

ActiveCollab, es una aplicación que recomiendo completamente, y que además estamos utilizando actualmente en nuestra empresa, para el seguimiento de los proyectos activos y archivados, control de tiempos y dando acceso a nuestros clientes para saber el estado actual del mismo. Muy útil tanto para nosotros como para nuestros clientes.

WEB del fabricante: http://www.activecollab.com/

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