Sistemas de gestión, formación, ¿gasto o inversión?

Cuando hablamos de formación o capacitación de un sistema de gestión, la respuesta es rotundamente INVERSIÓN.

En primer lugar, deberíamos de tener claro, cual es la función principal y la importancia de un sistema de gestión para nuestra empresa. Es decir, la dependencia que se tiene de dicho sistema de gestión, no sólamente, como herramienta financiera o comercial, sino también como herramienta de puesta en orden de la organización, interrelación de los distintos departamentos, generador de indicadores primordiales, sistema de seguimiento, medidor en tiempo real de la situacion actual de tesorería, etc … Con todo esto, y muchas cosas más que nos dejamos en el camino, deseo transmitir la importancia de un sistema de gestión empresarial, como puede ser un ERP o CRM, como puede ser el caso de Dolibarr, o cualquier otro.

Un ejemplo claro de la importancia de estos sistemas es, ¿Qué ocurriría si por una situación inhabitual, tuviéramos que prescindir de nuestro sistema durante un mes? Probablemente, nos enfrentaríamos a un caos temporal. No hablo de un desastre irrecuperable, como puede ser la pérdida de la información, pero si de un desorden en todos los ámbitos de nuestra empresa. Probablemente, en esta circunstancia, valoraríamos más la importancia de estos sistemas.

Bien, una vez tenemos clara el valor que aporta estos sistema de gestión a nuestra empresa y a nuestra vida diaria laboral, también debemos tener en cuenta la importancia de una buen formación en el manejo del sistema.

Una buena formación, implicará un mayor aprovechamiento de nuestra herramienta, por lo tanto, una mayor productividad en el uso de la misma, y también un aumento de la productividad empresarial. Si no conocemos nuestro sistema, tan sólo conseguiremos cumplir los objetivos de la manera menos eficaz y menos eficiente, malgastando en este caso recursos innecesarios como el «tiempo» o el «dinero», ambos muy importantes en el mundo empresarial (tiempo = dinero).

La formación, nos proporciona ese grado de conocimiento y dominio de nuestra herramienta, no sólo para el uso de la misma, sino para estar en conocimiento de cualquier necesidad de ampliación de funcionalidad de ella.  En algunos casos, me he encontrado con empresas que han pagado a otra empresa consultora por la implantación de una funcionalidad que ya existía en su sistema, pero que la empresa usuaria del sistema desconocía. Si esta empresa hubiera estado bien formada, todo esto se hubiera evitado desde un principio.

El desconocimiento de nuestra herramienta de gestión, también puede provocar errores en el uso del mismo que pueden desvirtuar la información que posteriormente será analizada, seguramente, por quien no ha introducido dicha información. Reparar estos errores influirán en el desempeño diario provocando embudos inecesarios, con consecuencias comerciales, financieras, administrativas, logísticas, recursos humanos, producción, etc …

Dicho esto, creo que debe quedar claro, que la formación debe ser un servicio obligatorio en la implantación de un sistema de gestión, en cada uno de los departamentos de la empresa que interactuan con él. Establecer un planning completo por áreas y departamento también es clave, junto a la involucración de todo el equipo, para conseguir objetivos satisfactorios.

Por lo tanto afirmo: FORMACIÓN = INVERSIÓN, no lo dudes en ningún momento.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.