Personalmente, pienso que esta es la parte más complicada y de responsabilidad que nos podemos encontrar en la búsqueda de una solución ERP y/o CRM.
La más complicada, por que lleva mucho tiempo de dedicación, análisis y testeo, y de responsabilidad por que es posible que el futuro de la empresa se vea afectado por esta decisión, tanto para bien, como para mal.
Son muchas las empresas que toman decisiones apresuradas sobre la decisión de implantación de un sistema ERP o CRM, sobre todo por cansancio, desesperación, presión por parte de gerencia, confusión, etc …, todo esto, como siempre, puede, y seguramente ocurrirá, acabando como «caso de fracaso», en lugar del esperado «caso de éxito».
Hay un puntos imprescindibles o variables que determinan, una conclusión hacia una decisión coherente y lógica pero no determinante o resolutoria. Estas variables, las podemos resumir en:
- Precio de la licencia. Esto implica un pago por el uso del programa, que posiblemente será recurrente, basado según el modelo de negocio del proveedor, en pago por usuarios concurrentes, espacio consumido, transacciones operacionales de procesos, etc … (en caso de ser una aplicación libre nos ahorraríamos dicho coste)
- Mantenimientos periódicos.
- Coste de implantación.
- Coste de formación.
- Coste de adaptaciones a medida.
- Costes de consultoría.
- Costes de soporte, siempre que no esté incluido en el mantenimiento.
- Grado de confianza del proveedor.
- Evitar coste ocultos después de la implantación y puesta en marcha del programa.
- Modelo de negocio basado en SaaS, pago por uso del programa y por usuario de forma, mensual o anual, al margen del los costes anteriores, siempre que se trate de una solución WEB.
- Dejar por escrito las necesidades del cliente, RFP, o bien grabado en video como por ejemplo en Zoom.
Los puntos más importantes a tener en cuenta en un proceso de selección son los siguientes, desde mi punto de vista:
- Tener claro cuales son mis necesidades.
- Establecer un presupuesto coherente a nuestras necesidades. No comprar bueno, bonito y barato, por no decir «gratis».
- Empezar a buscar soluciones que se acercan a nuestros requerimientos.
- Establecer como mucho 3 productos candidatos.
- En la medida de lo posible investigar lo máximo posible sobre los distintos proveedores de las mismas soluciones (partners) y concertar una primera toma de contacto. Para ello existen los llamados RFP (Request For Proposal) que vienen a ser formularios de preguntas que nos ayudará a la toma de decisiones (Muy recomendado). No olvidar nuestro presupuesto, para no llevarse sorpresas, aunque esto entrará normalmente dentro del RFP.
- Solicitar una demo del producto a los partners mejor valorados de las distintas soluciones.
- Junto a la demo y el RFP seleccionar el ganador entre nuestros 3 candidatos.
- Negociar las condiciones del contrato. Muy importante, tales como tiempos de ejecución, precio final de los distintos servicios a contratar, y finalmente claúsulas concretas a tener en cuenta.
Por supuesto que tras seguir estos pasos, no podemos asegurar el «caso de éxito», pero lo cierto es que nos puede ayudar en el proceso de selección de forma ordenada y coherente. Las decisiones ya son propias, y no pueden ser generales para todos los interesados, ya que siempre dependerán de las necesidades, expectativas y objetivos a conseguir por el cliente.
Esta guía nos podrá servir tanto para aplicaciones Open Source, como aplicaciones que no lo son. Pero claro, para aplicaciones Open Source que además son «gratuitas», es posible que nos encontremos que el paso de consultoría y demo del producto puedan cobrar por ello, y esto no es algo alocado. Pensemos un poco, una aplición ERP o CRM que es gratuita, y una empresa está interesada en ella, por lo tanto solicita una demo online y consume una serie de tiempo de Pre-consultoría sobre la herramienta. Esta empresa puede llegar a invertir, por decir algo, 2 horas mínimo, y resuelve todas las dudas del cliente interesado, y éste finalmente, decide optar por la aplicación, pero no cuenta con la empresa que le ha dado soporte. ¿Qué ocurre en este caso? Pues que la empresa interesada, ha salido beneficiada de toda la información necesaria para llevar a cabo el proyecto, y la empresa que da soporte, ha invertido X horas, sin recibir absolútamente nada a cambio, muchas veces, ni las gracias, y todo esto multiplicado por X contactos al mes en medio de un proceso de selección, que opta por tu solución como posible candidata. Por lo tanto no es descabellado que estas empresas dispongan de un servicio de PRE-Consultoría, para ahorrar el tiempo necesario para evaluar nuestra solución.